Beitrag

Wo gute Ideen zum Sterben hingehen

Da wären wir also. Wir sind morgens aus einem warmen Bett gestiegen, durch die halbe Stadt gefahren, im Kopf dabei die Aufgaben des Tages durchgegangen, denn davon gibt es weiß Gott genug. Dann kommen wir an, wollen gerne loslegen und es ist: Meeting.

Es ist vermutlich kein Zufall, dass jedes dritte Dilbert-Comic Meetings aufs Korn nimmt. Überproportional viele Menschen leiden unter ihnen. Studien zeigen, dass mehr als 15 Prozent unserer kollektiven Arbeitszeit heute auf Meetings entfällt. Wir verbringen Stunde um Stunde in schlecht belüfteten Räumen damit, Gesprächen zu lauschen, die uns oft nichts angehen, unterm Tisch mit dem Handy zu spielen und am Ende doch den Beschluss abzunicken, der den Chef glücklich macht. Unterdessen stapelt sich die Arbeit auf dem Schreibtisch, die To-do-Listen im Kopf werden länger und länger. Zu unseren eigentlichen Aufgaben kommen wir selten. Denn kaum war Meeting, ist schon wieder Meeting.

Menschen aller Hierarchiestufen hassen Meetings

In einem Punkt sind Meetings fast schon egalitär: Menschen auf allen Hierarchiestufen hassen sie gleichermaßen, egal ob angestellt oder selbstständig, Chef oder Praktikant, große Firma oder kleines Start-up. Eine Managerin berichtete kürzlich in einer Umfrage, sie habe sich während einer besonders qualvollen Besprechung einen Bleistift ins Bein gerammt, um nicht laut zu schreien.

Wenn Sie den Eindruck haben, dieses Problem habe sich stetig verschärft, haben Sie recht. In den vergangenen 50 Jahren ist die Zahl der Stunden, die wir in Meetings verbringen, Jahr um Jahr gestiegen. Angestellte in den USA sitzen heute im Schnitt schätzungsweise sechs Stunden pro Woche in einer Besprechung – viele davon unnötig und ergebnislos. Bei leitenden Managern sind es sogar 23 Stunden. Ja, Sie haben richtig gelesen, das ist mehr als die Hälfte einer durchschnittlichen Arbeitswoche. Eigentlich ist es ein Wunder, dass die Weltwirtschaft noch nicht kollabiert ist.

Auch sind Tage voller Meetings Gift für die Konzentration und Innovation. Wer alle paar Minuten aus der tiefen Beschäftigung mit einem Problem gerissen wird, wird kaum vorankommen, geschweige denn eine kreative Lösung entwickeln. Die Konsequenz: Um „endlich mal in Ruhe was zu schaffen“, kommen wir früher zur Arbeit, gehen später nach Hause oder sitzen am Wochenende über den Aufgaben, die wir doch eigentlich im Büro erledigen sollten.

23

Stunden verbringen leitende Manager pro Woche in Besprechungen.

Teilen

Wie hoch muss der Preis für bessere Ideen sein?

Der Autor und Unternehmensberater Michael Mankins hat mal anhand der Outlook-Kalender eines Konzerns durchgerechnet, wie viel Zeit eine wöchentliche Vorstandsitzung dort niederwalzte: Rechnete man alle Meetings zusammen, die auf den verschiedenen Hierarchiestufen des Unternehmens bei den Untergebenen und den Untergebenen der Untergebenen in die Vorbereitung dieser einen Sitzung einflossen, kam man auf unfassbare 300.000 Personenstunden im Jahr. Die Zeit für die Vorbereitung der eigentlichen Meetings war dabei noch nicht mit einberechnet.

Nun könnte man meinen: Diesen hohen Preis muss man eben zahlen, wenn dafür in Meetings tatsächlich bessere Ideen zustande kommen. Wenn wir viele Köpfe gemeinsam in einen Raum stecken, fällt sicher hinten etwas Besseres raus als im Alleingang. Leider ist das in den wenigsten Meetings der Fall. Im Gegenteil führt die Art, wie Besprechungen in vielen Unternehmen abgehalten werden, dazu, dass gute Ideen hier eher zu Grabe getragen werden. Denn um wirklich kreative Lösungen zu finden, das predigen Innovationsexperten seit Langem, braucht es einen Ort, an dem Ideen behütet schlüpfen und ihre ersten wackeligen Schritte tun können.

In vielen Unternehmen ist genau das Gegenteil der Fall: Eine hyperkritische Diskussionskultur führt dazu, dass Ideen gar nicht erst vorgetragen werden, oder, falls sie es doch ans Licht der Welt schaffen, nicht besonders alt werden. Kein Wunder, wenn sich – wie eine aktuelle Studie belegt – rund 40 Prozent der Teilnehmer nur wegen der Schnittchen zum Meeting anmelden.

Die Arbeitssoziologinnen Annegret Bolte, Judith Neumer und Stephanie Porschen vom Münchner Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung haben das tägliche Treiben in mittelständischen Unternehmen beobachtet und herausgefunden, dass viele Meetings gar nicht dazu dienen, Entscheidungen zu treffen. Vor allem in Unternehmen mit Null-Fehler-Toleranz werden Meetings oft allein aus der Angst geboren, etwas falsch zu machen. Lieber jeden Vorschlag von allen absegnen lassen, dann ist man später nicht alleine schuld. Die meisten dieser Treffen: überflüssig. Denn die Entscheidung hätte auch ein Einzelner fällen können, sofern er sich getraut hätte.

Konterkariert wird das Ganze noch durch die Versuche, trotz des Meeting-Wahnsinns parallel seine Arbeit zu bewältigen. Mehr als ein Drittel der Teilnehmer in einer Studie gab zu, während Besprechungen ihre E-Mails zu lesen. Andere bringen ihre Laptops mit an den Tisch und arbeiten eiskalt weiter, während Kollegen ihre Punkte vortragen. Die Folge: Sprecher müssen sich ständig wiederholen, das Meeting dauert noch länger, und die Laune aller sinkt, weil sowieso keiner zuhört.

Das Ambiente der Meetingräume ist selten erbaulich

Dabei sind Maßnahmen, die diesen Irrsinn aus der Welt schaffen können, eigentlich hinlänglich bekannt. Lena Rothlübbers, die im PwC Experience Center neue Methoden und Technologien für das Unternehmen und seine Kunden entwickelt, empfiehlt eine klare Fokussierung: „Das Ziel des Meetings sollte allen Teilnehmern klar kommuniziert sein. Und es muss jemand mit am Tisch sitzen, der eine Entscheidung zu den Ergebnissen treffen kann.“

Auch das gruftige Ambiente so mancher Meetingräume hält sie für wenig erbaulich. Im Frankfurter Büroturm von PwC hat sie eine Experimentierfläche für ergebnisorientiertes Zusammenarbeiten zur Verfügung. Die Mitarbeiter können sich in Ecken zurückziehen, auf Sitzsäcken fläzen oder auf offenen Flächen zusammenkommen, je nach Stimmungslage und Thema. „Wir wollen gemeinsam innovativ sein, und dabei hilft uns unser Raum.“ Kleine Teams meeten hier in so genannten „Sprints“, kurzen Einheiten von ein bis zwei Stunden, an deren Ende immer ein verwertbares Ergebnis steht. Kürzere Besprechungen finden als so genannte „Stand-ups“ statt: schnell, effektiv und im Stehen. All das soll dazu beitragen, herkömmlichen Meetings ihren Grauen zu nehmen.

„Das Ziel des Meetings sollte allen Teilnehmern klar kommuniziert sein. Und es muss jemand mit am Tisch sitzen, der eine Entscheidung zu den Ergebnissen treffen kann.“

Lena Rothlübbers, aus dem PwC Experience Center

Für viele ist die beste aller Maßnahmen aber ohnehin, sie einfach sein zu lassen. Klar, ganz ohne Absprachen werden wir nicht auskommen, mit dieser Erkenntnis haben sich viele Unternehmen längst arrangiert. Aber ein Großteil dessen, was heute in einem Meeting mündet, lässt sich auch in einem kollektiven Dokument zusammentragen, in dem jeder seinen Teil ergänzt und bei dem alle am Ende das Ergebnis vor der Nase haben. Wer gerade an welchen Aufgaben sitzt und wie weit er damit ist, erkennt man schnell anhand von Task-Management-Tools. Mit solchen Werkzeugen arbeiten auch Lena Rothlübbers und ihr Team.

Für den absolut unvermeidlichen Rest könnte Googles goldene Meeting-Checkliste als Vorbild dienen. Als Mitgründer Larry Page dort Anfang 2011 wieder die Führung übernahm, hat er, so besagt es die Legende, als erste Amtshandlung neue Besprechungsregeln verordnet: Seitdem finden Meeting nur noch statt, wenn klar ist, wer am Ende die Entscheidung trifft. Und es sollten nie mehr als zehn Personen teilnehmen, wer nichts beizutragen hat, braucht bitte gar nicht erst zu kommen. Bislang ist nicht überliefert, dass unter den vielen Tausenden Mitarbeitern auch nur ein einziger mit diesem Vorgehen unglücklich gewesen wäre.

Bildnachweis: © Alamy

Newsletter abonnieren

Mit dem Newsletter verpassen Sie keine Ausgabe der next: Das Magazin für Vorausdenker

Anmelden
Feedback

Sie möchten uns Feedback zu diesem Beitrag geben? Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.

Feedback
Diesen Beitrag teilen

Hier können Sie den Beitrag über soziale Medien teilen.

Teilen